Как спланировать поездку на зарубежную выставку: сроки, перелёт, отель и виза

Поездка на выставку не похожа на обычную командировку. В одну неделю в один город приезжают десятки тысяч человек. Рейсы заполняются, отели рядом с выставочным центром дорожают в несколько раз. Команды, которые откладывают всё на последний момент, либо живут за городом, либо выходят из бюджета.

Сначала два вопроса: вы посетитель или экспонент?

Посетители едут осмотреть выставку, встретиться с поставщиками и провести переговоры. Обычно хватает программы на 2-3 ночи. Важны гибкость и расположение в центре.

У экспонентов (компаний со стендом) задача другая. Есть дни монтажа, перевозка оборудования и образцов, команда, которая всю выставку работает на стенде, и день демонтажа. Проживание растягивается на 5-7 ночей, команда большая, а даты изменить нельзя. Готовиться нужно раньше.

Календарь подготовки

За 4-6 месяцев: даты, команда, бюджет

• Проверьте точные даты выставки и её площадку. Если она за городом, от этого зависит вся дорога.
• Определите, сколько человек едет и на сколько ночей. Каждый, кого добавляют позже, обходится дороже.
• Если стране нужна виза, проверьте сроки действия паспортов сегодня. Большинство стран требует, чтобы паспорт действовал минимум 3-6 месяцев после окончания поездки.
• В это же время отправьте первый запрос на блок номеров. В крупных выставочных городах, таких как Ганновер, Франкфурт, Дюссельдорф и Милан, цены на отели в дни выставок вырастают в 2-4 раза, а отели в центре раскупают за несколько месяцев.

За 3-4 месяца: перелёт и отель

• Выкупайте билеты в этот период. На рейсах выставочной недели цена с приближением даты только растёт.
• Состав команды может измениться, поэтому выбирайте тариф с заменой имени или групповую бронь. Группам от 10 человек авиакомпании дают групповой тариф. Список имён обычно можно менять ещё за несколько недель до вылета.
• При выборе отеля оцените дорогу до выставки на общественном транспорте. В крупных выставочных городах входной билет часто действует и как проездной. Отель в 20 минутах езды на трамвае для большинства команд разумнее дорогого отеля у самого входа.
• Зарегистрируйтесь на выставку и сохраните приглашение или подтверждение регистрации. Они понадобятся для визы.

За 6-10 недель: виза

• В заявление на деловую визу входят регистрация на выставку, приглашение, письмо о командировке от компании, брони отеля и перелёта. В странах Шенгена в сезон выставок записаться на подачу трудно. Команды, которые тянут с заявлением, чаще всего застревают именно на записи.
• На этом этапе оформите медицинские страховки. Для шенгенской визы они обязательны.
• Не выкупайте невозвратные билеты, пока нет решения по визе. Поэтому перелёт и визу нужно планировать вместе.

За 2-3 недели: детали на месте

• Трансферы из аэропорта и до выставочного центра, при необходимости автомобиль с водителем.
• График встреч и план обхода стендов. Программа на каждый день для каждого участника.
• Для экспонентов: отправка оборудования и образцов, таможенные документы и время монтажа стенда.
• Памятка на одну страницу для команды: рейсы, адрес отеля, трансферы, телефоны на экстренный случай.

Дополнительно для экспонентов

• Дни монтажа и демонтажа требуют отдельного графика. Рейсы монтажной группы и отдела продаж, который приезжает к открытию, могут быть разными.
• При долгом проживании стоит сравнить отель с апартаментами: по цене и по удобству.
• Образцы и оборудование проще всего отправлять через официального логистического партнёра организатора. Тогда груз доставят прямо к стенду.
• Счета. Когда перелёт, отель, трансферы и страховка идут через одно агентство одним счётом, расходы на выставку легко показать в отчёте по проекту.
• Мероприятие на стенде и ужин с клиентами во время выставки может провести компания нашей группы Seda Mice: площадка, угощение и список гостей.

Как объединить несколько выставок

Две выставки с близкими датами в одной поездке заметно сокращают расходы на перелёт. По Германии между городами ходят поезда, по Европе есть короткие внутренние рейсы, и из них складывается программа на несколько городов. В визовом заявлении при этом действует правило страны основного назначения. Документы подают в консульство той страны Шенгена, где вы пробудете дольше всего, а при равном сроке в консульство страны первого въезда.

Пришлите нам название и даты своей выставки. Мы сведём блок номеров, перелёт, визу и трансферы в один календарь и подготовим одно предложение. Подробности наших услуг на странице Международные выставки, документы для деловой визы по странам на странице Визы.