Как выбрать агентство для командировок в Турции: 10 вопросов до запроса предложения

Когда у компании появляется офис или проект в Турции, рано или поздно нужно выбрать местное агентство для командировок. Головной офис может бронировать через своего привычного партнёра. Но команда в Турции летает внутренними рейсами, платит в лирах и получает счета, которые должна принять турецкая бухгалтерия. Один и тот же билет в двух агентствах продаётся по одному тарифу. Разница в том, кто его выписывает, как приходит счёт и кто ответит на звонок ночью. Ниже десять вопросов, которые стоит задать каждому агентству одними и теми же словами, и турецкие правила, на которых они основаны.

Сначала соберите свою картину поездок

Возьмите данные за последние 12 месяцев: сколько сотрудников ездило, сколько было перелётов, какая доля внутренних и международных, пять самых частых маршрутов и число ночей в отелях. Без этой таблицы каждое агентство подставит свою оценку объёма, и предложения нельзя будет сравнить. Если у турецкого подразделения нет письменных правил командировок, напишите их или подтвердите, что действуют правила группы. Что в них включить, мы описали в руководстве Как составить правила командировок.

Лицензия и выписка билетов: TÜRSAB и IATA

1. Какой у вас номер в TÜRSAB и какая группа? По турецкому закону № 1618 каждое турагентство работает по лицензии Министерства культуры и туризма и обязано состоять в TÜRSAB, Ассоциации турагентств Турции. Закон делит агентства на три группы. Группа A оказывает все услуги турагентства. Группа B продаёт билеты на международные перевозки и туры агентств группы A. Группа C организует туры по Турции только для граждан Турции. Если агентство будет вести ваши билеты, отели, трансферы и групповые поездки за рубеж, ищите группу A.

Не ограничивайтесь номером на сайте агентства. Найдите его по официальному названию в реестре членов TÜRSAB, страница на турецком. В записи видны номер, группа, адрес и телефон. Сравните их с тем, что вам сообщили.

2. Вы выписываете билеты сами? Агентство с аккредитацией IATA выписывает билеты многих авиакомпаний по одному договору и рассчитывается через систему взаиморасчётов IATA, BSP. Агентство без аккредитации обычно выписывает билеты через другое агентство. В каждом обмене и возврате появляется лишнее звено, и при проблеме ответ приходит позже.

Как агентство берёт сервисный сбор

3. Как вы считаете сервисный сбор и видно ли его отдельной строкой в счёте? Распространены три модели. При сборе за операцию вы платите фиксированную сумму за каждый билет, бронь отеля или изменение. Абонентская плата не зависит от объёма и платится раз в месяц. В третьей модели сбор заложен в цену и в счёте не виден. Ни одна модель не хороша и не плоха сама по себе. Но в последней вы не знаете, сколько платите. Чтобы сравнить предложения, попросите каждое агентство посчитать один и тот же условный месяц: 40 перелётов, 25 ночей в отелях, 6 изменений.

Счета и оплата в Турции

4. Как и с какой периодичностью вы выставляете счета? Компании в Турции обычно получают счета в электронном виде, как e-Fatura или e-Arşiv Fatura, по правилам Налоговой администрации. Спросите, будет ли счёт на каждую поездку или один в конце месяца. Уточните, попадает ли он сразу в вашу учётную систему и указаны ли в нём имя сотрудника, отдел и код центра затрат. Если головной офис перевыставляет расходы другим компаниям группы, спросите, в какой валюте выставляется счёт и по какому курсу.

5. Какие способы оплаты вы принимаете? Постоплата по договору с отсрочкой платежа, корпоративная карта или одноразовые виртуальные карты. Отсрочку обычно оформляют договором, поэтому обсудите её условия сразу.

Сможет ли агентство соблюдать ваши правила

6. Что вы делаете, если заявка нарушает правила командировок? Хороший ответ конкретен. Агентство отмечает нарушение, ждёт согласования от ответственного сотрудника и только потом выписывает билет, а в месячном отчёте этот случай виден. Одной фразы «мы соблюдаем ваши правила» мало. Дайте реальный пример и попросите пройти его по шагам.

7. Можете ли вы применять наши договоры с отелями и авиакомпаниями? Договор компании с отелем или авиакомпанией остаётся на бумаге, если агентство не внесёт тариф в систему бронирования. Если у агентства есть свои договорные цены в отелях, спросите, в каких городах. Как строится такой договор, мы рассказали в статье о корпоративном договоре с отелем.

Поддержка в нерабочее время

8. В 23:00 у нашего сотрудника во Франкфурте отменили рейс. Кому ему звонить? В ответе должно прозвучать имя или номер дежурной линии. Колл-центр, который видит ваше дело впервые, и консультант, который его знает, дают разный результат. Спросите и о том, знает ли агентство, где находятся ваши сотрудники во время кризиса. Международная основа управления рисками в поездках описана в стандарте ISO 31030. Если у вашей группы есть политика по рискам в поездках, попросите агентство письменно подтвердить, как оно будет её выполнять.

Для направлений с визой узнайте, берёт ли агентство на себя запись на подачу и проверку документов. Что можно поручить агентству, показано на странице Визовая поддержка.

Отчётность и персональные данные

9. Какие разрезы есть в месячном отчёте? Минимум: отдел, сотрудник, маршрут, тарифный класс и брони вне правил. Попросите образец. Если отчёт не показывает, насколько заранее куплены билеты и сколько сгорело на невозвратных тарифах, он не поможет сократить расходы. Почему тарифный класс важен, мы объяснили в статье о возвратных и промотарифах.

10. Как вы храните паспортные данные и подпишете ли договор об обработке данных? Турецкий закон о защите персональных данных № 6698, известный как KVKK, считает агентство обработчиком, который действует от вашего имени. Статья 12 делает вашу компанию ответственной вместе с агентством за меры безопасности этих данных. Поэтому в договоре должно быть записано, где хранятся данные, кто их видит и что с ними будет после окончания работы.

Что отправить вместе с запросом предложения

Отправьте всем агентствам одинаковое описание:

• Число сотрудников в поездках и перелётов в год, доля внутренних и международных
• Основные маршруты и предпочтительные авиакомпании
• Ночи в отелях за год по городам
• Действующие договоры с авиакомпаниями и отелями
• Правила командировок или их основные пункты
• Порядок выставления счетов: единый счёт, центры затрат, срок оплаты
• Кто согласует поездки и как фиксируется согласование

Частые вопросы

Корпоративное агентство работает по особой лицензии?

Нет. В турецком законе одна лицензия турагентства с тремя группами. Слово «корпоративное» говорит о том, как агентство работает: контроль правил, единый счёт, месячный отчёт и поддержка в нерабочее время.

Агентство продаёт билет дороже, чем авиакомпания?

Цену билета устанавливает авиакомпания. Разница возникает из сервисного сбора агентства, а его размер зависит от модели, о которой вы договоритесь.

Есть ли смысл работать с несколькими агентствами?

Один канал упрощает отчётность и контроль правил. Компании с двумя агентствами обычно делят работу: одно ведёт деловые поездки, другое группы и мероприятия.

Что будет с уже выписанными билетами при смене агентства?

Обмен и возврат выписанного билета обычно идут через агентство, которое его выписало. На переходный период оставьте открытые билеты за старым агентством.

Подойдёт ли корпоративное агентство небольшому офису?

Да. Даже офису с несколькими десятками перелётов в год удобнее один счёт и один контакт. При небольшом объёме просите сбор за операцию, а не абонентскую плату.

Задайте эти десять вопросов и нам. Наши ответы и порядок работы описаны на странице Корпоративные решения для поездок.