Как составить правила командировок: пошаговое руководство для компаний

Расходы на поездки в компании часто занимают второе или третье место после расходов на персонал. При этом у большинства малых и средних компаний письменных правил командировок нет. Что из этого выходит, знакомо многим. За один и тот же маршрут разные отделы платят разную цену. Билеты, купленные в последний момент, раздувают бюджет. Кто каким классом летит, каждый раз обсуждают заново. А бухгалтерия в конце месяца разбирает чеки.

Правила командировок снимают эту неопределённость. Это простой документ на две или три страницы. Ниже общий каркас правил, которые мы составляем вместе с корпоративными клиентами. Шаблон можно сократить или расширить под свою компанию.

Что решают правила командировок

Когда срок покупки билета, класс перелёта и потолок цены на отель записаны, расходы снижаются без всякого надзора. Понятно, кто что согласует, поэтому заявки не висят в почте, а консультант сразу предлагает вариант по правилам. Сотрудники одного уровня живут по одному правилу, и исключения перестают быть предметом спора. В экстренной ситуации вы знаете, в каком отеле сотрудник и с кем связаться.

Семь основных разделов

1. Кого касаются правила и определения

Запишите, на кого распространяются правила (все сотрудники, руководство, консультанты, гости) и что считается деловой поездкой. Удобно задать отдельные правила для поездок по городу, поездок одним днём и поездок с ночёвкой.

2. Канал бронирования

Укажите, что все брони идут через один канал, то есть через агентство, с которым у компании договор. Это главный пункт правил. Видимые расходы, счета в одних руках и отчётность возможны только при одном канале. Отдельно опишите исключения для билетов, которые сотрудник купил своей картой (экстренный случай, агентство недоступно), и порядок возмещения.

3. Авиабилеты

• Срок покупки. По Турции минимум за 7 дней, за рубеж минимум за 14. Уже эти две цифры заметно снижают расходы на билеты.
• Класс. На коротких рейсах эконом. Бизнес-класс на рейсах дольше определённого времени (например, 6 часов) или для определённых должностей. Порог по времени и по должности запишите точно.
• Гибкость. Для встреч, которые могут перенестись, возвратный тариф. Для твёрдых планов промотариф. Пусть это решает правило, а не сам сотрудник.
• Самая низкая разумная цена. Вместо «самого дешёвого билета» используйте определение вроде «самая низкая цена в тот же день в окне двух часов». Иначе сотруднику достанутся ночные рейсы с пересадкой.

4. Проживание

Задайте потолок цены за ночь по городам. Реалистично вести отдельные таблицы для Стамбула, Анкары и зарубежных поездок. Запишите категорию отеля (3 или 4 звезды), включён ли завтрак, предпочтение возвратного тарифа и то, как потолок поднимается в дни выставок. Если у компании есть договорные отели, добавьте правило сначала использовать их.

5. Согласование

Кто, до какой суммы и у кого получает согласование? Достаточно простой матрицы. Поездку по Турции ниже определённой суммы согласует руководитель подразделения, а поездки дороже и все зарубежные согласует директор департамента. Укажите и то, как согласование фиксируется: в почте, в программе или в системе агентства. Устное согласование нигде не остаётся.

6. Расходы, аванс и отчёт

Здесь задают дневные лимиты на питание, транспорт по городу и представительские расходы, перечень расходов, которые принимаются без чека, и срок сдачи отчёта о расходах. Разумный срок составляет 10 рабочих дней после поездки.

7. Безопасность и экстренные случаи

Копия программы поездки хранится в компании. Медицинская страховка обязательна (за рубежом без исключений). Описаны цепочка связи в экстренной ситуации и дополнительное согласование для поездок в рискованные регионы. Сюда же можно записать, за сколько недель начинают оформлять визу.

Как заставить правила работать

Одного документа мало. Нужны ещё три вещи.

1. Консультант знает правила. Агентство вносит ваши правила в свою систему, предупреждает о заявке, которая в них не укладывается, и направляет её на согласование. Тогда правило соблюдает система, и сотруднику не нужно держать его в голове.
2. Ежемесячный отчёт. Без отчёта с разбивкой по отделам, сотрудникам, маршрутам и расходам вы не узнаете, работают ли правила. Два самых показательных числа: доля билетов, купленных заранее, и средняя цена билета.
3. Пересмотр раз в год. Тарифы авиакомпаний, цены отелей и объём поездок компании меняются. Раз в год обновляйте потолки и пороги.

Когда правила будут готовы, пришлите их нам. Мы внесём их в систему бронирования, будем направлять нестандартные заявки на согласование и в конце месяца готовить отчёт по отделам и маршрутам. Как мы работаем, описано на странице Организация поездок.