Kurumsal Seyahat Politikası Nasıl Hazırlanır? Şirketler İçin Adım Adım Rehber

Bir şirkette seyahat harcamaları çoğu zaman personel giderlerinden sonra en büyük ikinci veya üçüncü kalemdir. Buna rağmen çoğu KOBİ'de yazılı bir seyahat politikası yoktur. Sonuç tanıdıktır: aynı rota için farklı departmanlar farklı fiyat öder, son dakika alınan biletler bütçeyi şişirir, kimin hangi sınıfta uçacağı her seferinde yeniden tartışılır ve muhasebe ay sonunda fişlerle boğuşur.

Seyahat politikası bu belirsizliği kaldıran, iki üç sayfalık sade bir belgedir. Kurumsal müşterilerimizle birlikte kurduğumuz politikaların ortak iskeleti aşağıda. Şablonu kendi şirketinize göre daraltıp genişletebilirsiniz.

Seyahat politikası neyi çözer

Bilet alım süresi, sınıf hakkı ve otel üst sınırı kâğıda geçince harcama kimse denetlemeden düşer. Kimin neyi onaylayacağı belli olduğu için talepler e-posta kutusunda beklemez, danışman da politikaya uyan seçeneği baştan sunar. Aynı kademedeki çalışanlar aynı kurala uyar ve istisna tartışma konusu olmaktan çıkar. Acil bir durumda yolcunun hangi otelde kaldığını ve kime ulaşacağını bilirsiniz.

Politikanın 7 temel başlığı

1. Kapsam ve tanımlar

Politikanın kimleri kapsadığını (tüm çalışanlar, yönetim, danışmanlar, misafirler) ve "iş seyahati"nin ne olduğunu yazın. Şehir içi ulaşım, günübirlik gidiş dönüş ve konaklamalı seyahat için ayrı kurallar tanımlamak işleri kolaylaştırır.

2. Rezervasyon kanalı

Tüm rezervasyonların tek kanaldan, yani anlaşmalı seyahat acentesi üzerinden yapılacağını belirtin. Bu madde politikanın en önemli maddesidir: harcamanın görünür olması, faturaların tek elde toplanması ve raporlama ancak tek kanalla mümkündür. Çalışanların kendi kartıyla aldığı biletler için istisna koşullarını (acil durum, acentenin ulaşılamaz olması) ve geri ödeme kuralını ayrıca yazın.

3. Uçak bileti kuralları

• Alım süresi: Yurtiçi için en az 7, yurtdışı için en az 14 gün önce. Bu iki sayı tek başına bilet maliyetini ciddi oranda düşürür.
• Sınıf: Kısa uçuşlarda ekonomi. Belirli bir süreyi (örneğin 6 saati) aşan uçuşlarda veya belirli kademeler için business. Süre ve kademe eşiğini net yazın.
• Esneklik: Değişme ihtimali yüksek toplantılar için iade edilebilir tarife. Kesin planlar için promosyon tarife. Kararı yolcuya değil, kurala bırakın.
• En düşük mantıklı fiyat: "En ucuz bilet" yerine "aynı gün içinde, iki saatlik pencerede en düşük fiyat" gibi bir tanım kullanın. Aksi hâlde çalışan gece yarısı aktarmalı uçuşlara mahkûm olur.

4. Konaklama kuralları

Şehir bazında gecelik üst sınır belirleyin. İstanbul, Ankara ve yurtdışı için ayrı tablolar tutmak gerçekçidir. Otel sınıfı (3 veya 4 yıldız), kahvaltı dahil olup olmadığı, iptal edilebilir tarife tercihi ve fuar dönemlerinde üst sınırın nasıl esnetileceği yazılmalıdır. Anlaşmalı otelleriniz varsa önce onların kullanılması kuralı eklenir.

5. Onay akışı

Kim, hangi tutara kadar, kimden onay alır? Basit bir matris yeterlidir: belirli bir tutarın altındaki yurtiçi seyahat için birim yöneticisi, üstü ve tüm yurtdışı seyahatler için departman direktörü. Onayın e-posta, yazılım veya acente sistemi üzerinden nasıl kaydedileceğini de belirtin. Sözlü onay kaydı yoktur.

6. Harcama, avans ve masraf beyanı

Yemek, şehir içi ulaşım ve temsil harcamaları için günlük limitleri, hangi harcamaların fişsiz kabul edileceğini ve masraf formunun kaç gün içinde teslim edileceğini burada tanımlayın. Seyahat sonrası 10 iş günü makul bir süredir.

7. Güvenlik ve acil durum

Yolcunun seyahat programının bir kopyasının şirkette bulunması, seyahat sağlık sigortası zorunluluğu (yurtdışında istisnasız), acil durum iletişim zinciri ve riskli bölgelere seyahat için ek onay kuralı. Vize gerektiren ülkelerde başvurunun kaç hafta önce başlatılacağı da bu başlığa yazılabilir.

Uygulama: politikayı kâğıttan çıkarmak

Yazılı politika tek başına yeterli değildir. Üç şey daha gerekir.

1. Danışmanın politikayı bilmesi. Seyahat acenteniz politikanızı sisteme işlemeli, kural dışı bir talep geldiğinde uyarmalı ve onay aşamasına yönlendirmelidir. Böylece kural, çalışanı değil sistemi bağlar.
2. Aylık rapor. Departman, yolcu, rota ve maliyet kırılımıyla aylık rapor almadan politikanın işleyip işlemediğini bilemezsiniz. Erken alınan bilet oranı ve ortalama bilet fiyatı en anlamlı iki göstergedir.
3. Yılda bir gözden geçirme. Havayolu tarifeleri, otel fiyatları ve şirketin seyahat hacmi değişir. Üst sınırları ve eşikleri yılda bir güncelleyin.

Politikanız hazır olduğunda bize gönderin. Kuralları rezervasyon sistemimize işler, kural dışı talepleri onaya yönlendirir, ay sonunda departman ve rota kırılımlı raporu hazırlarız. Çalışma modelimiz Seyahat Çözümleri sayfasında anlatılıyor.