Grup Otel Rezervasyonu Nasıl Yapılır? Oda Bloğu, Opsiyon, İsim Listesi ve İptal

Fuara giden bir satış ekibi, düğüne gelen akrabalar ya da bir derneğin yıllık gezisi için on oda arayan kişi, odaları tek tek ayırtmakla grup otel rezervasyonu istemek arasında kalır. Otelin gözünde fark büyüktür. Belli bir sayının üstündeki talep oda bloğu olarak ele alınır ve kendi takvimiyle yürür: odalar bir süre tutulur, belli bir günde isimler istenir, kullanılmayan odalar belli bir günde otele döner.

Grup rezervasyonu bireysel rezervasyondan nerede ayrılır

Kaç odanın grup sayılacağına otel karar verir. Büyük zincirlerde alt sınır çoğunlukla on odadır. Marriott 10 ile 25 oda arasındaki blokları sitesinden ayırtmaya izin veriyor, Hilton da 25 odaya kadar çevrim içi onay veriyor. Daha büyük bloklar için iki zincir de teklif istiyor (iki sayfa da 12 Kasım 2026'da okundu). Bağımsız otellerde eşik farklı olabilir, teklif isterken sorun.

Bireysel rezervasyonda her oda kendi fiyatı ve iptal kuralıyla ayrı bir iştir. Grupta ise bütün odalar tek sözleşmeye bağlanır. Sözleşme fiyatın yanında tarihleri de belirler:

Teklif isterken otele verilecek bilgiler

Eksik bilgiyle istenen teklif ya gecikir ya da sonradan değişir. Talebi göndermeden önce şunları hazırlayın:

• Giriş ve çıkış tarihi, varsa bir iki günlük esneklik payı
• Gece sayısı ve gruptan erken gelen ya da geç kalan kişiler
• Oda dağılımı: kaç tek, kaç çift, kaç aile odası
• Pansiyon tipi (oda kahvaltı, yarım pansiyon)
• Kişi ya da oda başı bütçe aralığı
• Özel istekler: odaların aynı katta olması, erişilebilir oda, bağlantılı oda
• Şirket onayınızın kaç gün süreceği

Son madde çoğu zaman unutulur. Satın alma onayı bir hafta sürüyorsa opsiyonun da en az o kadar olması gerekir. Bunu teklif aşamasında söylemek, opsiyon bitince odaları kaybetmekten iyidir.

Opsiyon ve bırakma tarihi

İki tarih sık karıştırılır. Opsiyon, otelin henüz kesinleşmemiş grup talebi için odaları tuttuğu son gündür. Events Industry Council sözlüğü bunu otelin ön ayırmayı tutmayı bıraktığı, önceden belirlenmiş tarih diye tanımlar. Bu tarihe kadar onay ya da depozito gelmezse odalar başka misafire açılabilir.

Bırakma tarihi (release ya da cut-off) sözleşme imzalandıktan sonra gelir. Aynı sözlüğe göre bu, otelin bloktaki satılmamış odaları genel satışa açtığı gündür. Bu tarihten sonra bloğa oda eklemek otelin o günkü doluluğuna bağlıdır, grup fiyatı da garanti değildir. Gruba son dakikada katılması muhtemel kişiler varsa birkaç odayı bırakma tarihine kadar elde tutmak bu yüzden işe yarar.

Blok küçülürse: attrition maddesi

Grup sözleşmelerinin çoğunda blok küçültme (attrition) maddesi bulunur. Bu madde, sözleşmedeki oda gecesi sayısı ile gerçekleşen sayı arasındaki farkı düzenler. Sözleşmeler çoğunlukla belli bir küçülme payına izin verir. Otel, bu payı aşan her oda gecesi için bedel ister.

Payın oranı ve hangi tarihe kadar geçerli olduğu otelden otele değişir. İmzadan önce üç şeyi okuyun: küçülme payı kaç oda gecesi ediyor, bedel neye göre hesaplanıyor, pay bırakma tarihinden önce ve sonra aynı mı. Grup sayısından emin değilseniz bloğu küçük açıp sonradan büyütmeyi teklifte sormak daha az risklidir.

İsim listesi ve uçuş takvimi

İsim listesi (rooming list), birden çok rezervasyonun otele tek seferde iletildiği listedir. Her satırda konuğun adı, oda tipi, kimle kaldığı, giriş ve çıkış tarihi yazar. Son günü sözleşmede durur ve çoğu zaman bırakma tarihine yakındır.

Grup uçakla geliyorsa iki listenin takvimi ayrı yürür. THY grup biletinde isim listesini uçuştan 30 gün önce ister, Pegasus ise opsiyon bitişine kadar bekler. Ayrıntıları grup uçak bileti yazımızda anlattık. Otel listesini uçuş listesinden kopyalarken adları pasaporttaki yazımla eşleyin. Resepsiyonda listedeki ad ile kimlikteki ad arasındaki harf farkı girişi uzatır.

Sabah inen grup için otelin giriş saatini sorun. Odalar hazır değilse erken giriş ya da bagaj odası isteyin. Grup havalimanından tek araçla gelecekse transfer saati uçuşa göre ayarlanır. Havalimanı transferini otel bloğuyla birlikte planlayabiliriz.

Ödeme, iptal ve fatura

Depozito oranı, kalan ödemenin günü ve iptal kademeleri sözleşmeye bağlıdır. Kademeler genellikle girişe yaklaştıkça ağırlaşır. Her kademenin tarihini ve tutarını sözleşmede ayrı ayrı görün. "Girişe yakın iptallerde ücret alınır" gibi belirsiz ifade yerine gün ve oran yazılmasını isteyin.

Türkiye'de konaklama bedeline KDV'nin yanında konaklama vergisi de eklenir. Vergi misafirin uyruğuna bakmaz, oranı ise Cumhurbaşkanı kararıyla değişebilir. Teklifteki fiyatın vergiler dahil mi hariç mi olduğunu yazılı sorun. Yurt dışındaki otellerde şehir vergisi de olabilir. Faturanın hangi para biriminde kesileceğini de sorun.

Şirket grubunda faturanın şirket unvanına tek belge olarak mı, kişi başına mı kesileceğini baştan söyleyin. Bazı konuklar ek harcamalarını kendileri ödeyecekse bu da sözleşmeye ayrıca yazılır.

Grubunuz başka bir ekibin işiyse

Toplantı salonu, sahne ve program da gerekiyorsa organizasyonu grup şirketimiz Seda Mice toplantı organizasyonu ekibi yürütür. Futbol takımlarının kamp konaklamasıyla Soccer Camp Turkey ilgilenir. Ayrıntıları takım konaklaması sayfasında bulabilirsiniz. Şirketiniz aynı şehirlere yıl boyu personel gönderiyorsa tek seferlik grup bloğu yerine kurumsal otel anlaşması daha uygun olabilir.

Sık sorulan sorular

Grup rezervasyonu kaç odadan başlar?

Otele göre değişir. Büyük zincirlerde alt sınır çoğunlukla on odadır, bağımsız otellerin eşiği farklı olabilir.

Grup fiyatı bireysel fiyattan ucuz mu?

Her zaman değil. Fiyat tarihe ve otelin doluluğuna bağlıdır. Grup fiyatının asıl getirisi bütün odaların tek fiyatla ve tek koşulla tutulmasıdır. Aynı gün bireysel fiyatla karşılaştırmak doğru sonucu verir.

Oda sayısını sonradan azaltabilir miyiz?

Sözleşmede küçültme payı varsa o pay kadar bedelsiz azaltabilirsiniz. Payı aşan oda geceleri için attrition maddesindeki bedel ödenir.

İsim değişikliği yapılabilir mi?

İsim listesi otele gidene kadar adlar sizin elinizdedir. Liste gittikten sonra değişiklik otelin kuralına bağlıdır, nasıl yapılacağını sözleşme aşamasında sorun.

Bırakma tarihinden sonra oda eklenebilir mi?

Otelde boş oda varsa eklenebilir. Fiyat grup fiyatı olmayabilir, o günün fiyatı uygulanabilir.

Grup için tek fatura alınabilir mi?

Evet, şirket unvanına tek fatura istenebilir. Bunu teklif aşamasında belirtin, kişisel harcamaların nasıl ayrılacağını da sözleşmeye yazdırın.

Türkiye'deki grup talepleri için yurt içi otel rezervasyonları, yurt dışındaki fuar ve kongre ekipleri için yurt dışı otel rezervasyonları sayfamıza bakabilirsiniz. Fuar ekibinin uçuş ve otel takvimi yurt dışı fuar seyahati rehberinde ayrıca anlatılıyor. Formda tarihleri, gece sayısını ve oda dağılımını yazın, şirket onayının kaç gün sürdüğünü de ekleyin. Teklifimizde otelin konumu, fiyatı ve iptal koşulu yazılı olur.