Yurtdışı Fuar Seyahati Planlama Rehberi: Zamanlama, Uçuş, Otel ve Vize

Fuar seyahati, sıradan bir iş seyahatine benzemez. Aynı hafta aynı şehre on binlerce kişi gelir. Uçuşlar dolar, fuar alanına yakın oteller normalin birkaç katına çıkar ve son dakikaya kalan ekipler ya şehrin dışında kalır ya da bütçeyi aşar.

Önce iki soru: ziyaretçi misiniz, katılımcı mı?

Ziyaretçi firmalar fuarı gezmek, tedarikçi görmek ve toplantı yapmak için gider. Genellikle 2-3 gecelik bir program yeterlidir. Esneklik ve merkezi konum önemlidir.

Katılımcı (stant açan) firmalarda planlanacak iş daha fazladır: kurulum günleri, ekipman ve numune lojistiği, fuar boyunca sahada olacak ekip ve söküm günü vardır. Konaklama 5-7 geceye çıkar, ekip büyüktür ve tarihler değiştirilemez. Planlama daha erken başlamalıdır.

Planlama takvimi

4-6 ay önce: tarih, ekip, bütçe

• Fuarın kesin tarihlerini ve fuar alanını (şehir dışındaki alanlar ulaşımı belirler) doğrulayın.
• Kaç kişi gideceğini ve kaç gece kalınacağını netleştirin. Sonradan eklenen her kişi daha pahalıya mal olur.
• Vize gereken bir ülkeyse pasaport geçerliliklerini bugün kontrol edin. Çoğu ülke seyahat bitiminden sonra en az 3-6 ay geçerli pasaport ister.
• Otel için ilk blok talebini bu dönemde verin. Hannover, Frankfurt, Düsseldorf ve Milano gibi büyük fuar şehirlerinde fuar döneminde otel fiyatları 2-4 katına çıkar ve merkezdeki oteller aylar öncesinden dolar.

3-4 ay önce: uçuş ve otel kesinleşir

• Uçuşları bu dönemde biletleyin. Fuar haftası uçuşlarında fiyat tarih yaklaştıkça yükselir.
• Ekipteki değişiklik ihtimaline karşı isim değişikliğine izin veren tarife veya grup rezervasyonu tercih edin. 10 kişi ve üzeri gruplarda havayolları grup tarifesi sunar. İsim listesi genellikle uçuştan birkaç hafta öncesine kadar açık kalır.
• Otel seçiminde fuar alanına toplu taşımayla ulaşımı ölçün. Büyük fuar şehirlerinde fuar bileti çoğu zaman şehir içi toplu taşımayı da kapsar. Alanın hemen yanındaki pahalı otel yerine tramvayla 20 dakikadaki otel çoğu ekip için daha mantıklıdır.
• Fuar kayıt işlemlerini yapın ve davetiye veya kayıt onayını saklayın. Vize dosyasında gerekecek.

6-10 hafta önce: vize

• Ticari vize başvurusu için fuar kaydı, davet mektubu, şirket görevlendirme yazısı, otel ve uçuş rezervasyonları dosyaya girer. Schengen ülkelerinde randevu bulmak fuar sezonunda zorlaşır. Başvuruyu erteleyen ekipler çoğunlukla randevuya takılır.
• Seyahat sağlık sigortası poliçelerini bu aşamada düzenleyin. Schengen başvurusunda zorunludur.
• Vize sonucu kesinleşmeden iade edilemez tarifelerde bilet kesmemeye dikkat edin. Bu nedenle uçuş ve vize takvimini birlikte planlamak gerekir.

2-3 hafta önce: sahada işleyecek ayrıntılar

• Havalimanı ve fuar alanı transferleri, gerekiyorsa şoförlü araç.
• Toplantı takvimi ve stant ziyaret planı. Ekip üyelerine günlük program.
• Katılımcı firmalar için ekipman ve numune gönderimi, gümrük belgeleri ve stant kurulum randevusu.
• Ekibe tek sayfalık seyahat özeti: uçuşlar, otel adresi, transfer bilgileri, acil durum numaraları.

Katılımcı firmalar için ek notlar

• Kurulum ve söküm günleri için ekip programı ayrı yapılmalı. Kurulum günü gelen ekip ile fuar günü gelen satış ekibinin uçuşları farklı olabilir.
• Uzun konaklamalarda otel yerine apart veya rezidans seçenekleri hem maliyet hem konfor açısından değerlendirilebilir.
• Numune ve ekipman için nakliye ve gümrük süreçleri fuar organizatörünün resmi lojistik ortağı üzerinden yürütülürse stant alanına teslim çok daha kolay olur.
• Fatura düzeni: Uçuş, otel, transfer ve sigortanın tek acente üzerinden tek faturada toplanması, fuar maliyetinin proje bazında raporlanmasını kolaylaştırır.
• Stant etkinliği ve müşteri yemeği gibi fuar sırasındaki organizasyonlarda mekânı, ikramı ve davetli listesini grup şirketimiz Seda Mice yönetebilir.

Birden fazla fuarı birleştirmek

Tarihleri yakın iki fuarı tek seyahatte birleştirmek uçuş maliyetini ciddi biçimde düşürür. Almanya içinde şehirler arası tren, Avrupa'da kısa iç hat uçuşlarıyla çok şehirli bir program kurulabilir. Bu durumda vize başvurusunda ana varış ülkesi kuralına dikkat edilir: başvuru, en uzun süre kalınacak veya ilk giriş yapılacak Schengen ülkesinin konsolosluğuna yapılır.

Katılacağınız fuarın adını ve tarihini gönderin. Otel bloğunu, uçuşu, vizeyi ve transferi aynı takvime oturtup tek teklif hazırlarız. Fuar hizmetimizin ayrıntısı Yurtdışı Fuarları sayfasında, ülkelere göre ticari vize evrakı Vize İşlemleri sayfasında.