Kurumsal Seyahat Acentesi Nasıl Seçilir? Teklif Almadan Önce Sorulacak 10 Soru

Kurumsal seyahat acentesi seçimi çoğu şirkette fiyat karşılaştırmasıyla başlar ve orada biter. Oysa aynı bilet iki acentede aynı tarifeyle satılır. Farkı fiyat değil, bileti kimin kestiği, faturanın nasıl geldiği ve gece yarısı telefonu kimin açtığı belirler. Aşağıdaki on soru, satın alma ya da finans ekibinin teklif toplarken her acenteye aynı biçimde sorabileceği sorulardır. Cevapları yan yana koyduğunuzda karşılaştırma kendiliğinden ortaya çıkar.

Acente değiştirmeden önce kendi tablonuzu çıkarın

Son 12 ayın seyahat verisini toplayın: kaç kişi, kaç uçuş, yurt içi ve yurt dışı payı, en sık beş rota, kaç gece otel. Bu tablo olmadan gelen teklifler birbirine benzemez, çünkü her acente sizin hacminizi kendi tahminiyle doldurur. Yazılı bir seyahat politikanız yoksa önce onu yazın. Neyi denetleteceğinizi bilmeden denetleyecek kişiyi seçemezsiniz. Politikanın içeriği için kurumsal seyahat politikası rehberimize bakabilirsiniz.

Belge ve yetki: TÜRSAB grubu ve IATA

1. TÜRSAB belge numaranız ve grubunuz ne? Türkiye'de seyahat acenteliği Kültür ve Turizm Bakanlığı'nın verdiği işletme belgesiyle yapılır ve her acente TÜRSAB'a üye olmak zorundadır (1618 sayılı Kanun). Kanun acenteleri üç gruba ayırır. A grubu bütün acentelik hizmetlerini yapabilir. B grubu uluslararası taşıma bileti ve A grubunun turlarını satar. C grubu yalnız Türk vatandaşlarına yurt içi tur düzenler. Bilet, otel, transfer ve yurt dışı grup programını aynı yerden yürütecekseniz A grubu bir acente arayın.

Numarayı acentenin sitesinden okumakla yetinmeyin. TÜRSAB'ın üye seyahat acentası sorgusunda acenteyi unvanıyla aratın. Kayıtta TÜRSAB numarası, grup, adres ve telefon görünür. Size verilen bilgiyle tutup tutmadığına bakın.

2. Biletleri kendiniz mi kesiyorsunuz? IATA akreditasyonu olan acente, birçok havayolunun biletini tek bir satış anlaşmasıyla kendisi keser ve ödemeyi IATA'nın takas sistemi (BSP) üzerinden yapar. Akreditasyonu olmayan acente bileti çoğu zaman başka bir acente üzerinden keser. Bu durumda değişiklik ve iadede araya bir halka daha girer, sorun çıktığında cevap gecikir.

Hizmet bedeli nasıl alınır

3. Hizmet bedelini nasıl alıyorsunuz ve faturada ayrı satırda görünüyor mu? Sektörde üç model yaygındır. İşlem başı ücrette her bilet, otel ya da değişiklik için sabit bir bedel ödersiniz. Yönetim ücretinde hacimden bağımsız aylık bir tutar ödenir. Üçüncü modelde bedel fiyatın içine gömülüdür ve faturada ayrı satır yoktur. Hiçbiri kendi başına iyi ya da kötü değildir. Ama gömülü bedelde kaç para ödediğinizi bilemezsiniz. İki teklifi karşılaştırmak için acentelerden aynı örnek ayın hesabını isteyin: 40 uçuş, 25 gece otel, 6 değişiklik.

Fatura, ödeme ve muhasebe

4. Faturayı nasıl ve hangi sıklıkla kesiyorsunuz? Her seyahat için ayrı fatura mı, ay sonunda tek fatura mı? Fatura e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura olarak muhasebe yazılımınıza düşüyor mu? Yolcu adı, departman ve maliyet merkezi kodu faturada yer alıyor mu? Muhasebe ekibiniz bu soruya cevap verecek kişiyi teklif görüşmesine çağırsın.

5. Hangi ödeme yolları açık? Cari hesap ve vade, şirket kartı, tek kullanımlık sanal kart. Vadeli çalışma genellikle sözleşmeye bağlanır, koşulunu baştan konuşun.

Politikanızı uygulayabiliyor mu

6. Politika dışı bir talep geldiğinde ne yapıyorsunuz? İyi cevap somuttur: talebi işaretler, kimin onaylayacağını bilir, onay gelmeden bilet kesmez ve bunu raporda gösterir. "Politikanıza uyarız" cevabı yetmez. Bir örnek verin ve nasıl işleyeceğini anlatmalarını isteyin.

7. Kendi otel ve havayolu anlaşmalarımızı kullanabilir misiniz? Şirketin bir otelle ya da havayoluyla yaptığı anlaşma, acente o fiyatı rezervasyon sistemine tanımlamazsa kâğıtta kalır. Acentenin kendi anlaşmalı otel fiyatları varsa hangi şehirlerde olduğunu da sorun. Anlaşmalı otelin nasıl kurulduğunu kurumsal otel anlaşması yazımızda anlattık.

Mesai dışında ve yurt dışında destek

8. Saat 23.00'te Frankfurt'ta uçuşu iptal olan çalışanımız kimi arayacak? Cevapta bir isim ya da nöbetçi hat olmalı. Çağrı merkezine yönlendirme ile dosyanızı bilen danışmana ulaşmak aynı şey değildir. Kriz anında yolcunun nerede olduğunu acentenin bilip bilmediğini de sorun. Seyahat risk yönetiminin uluslararası çerçevesi ISO 31030 standardıdır. Şirketinizin bir seyahat risk politikası varsa acenteden bu politikaya nasıl uyacağını yazılı isteyin.

Vize gereken rotalarda acentenin randevu ve belge kontrolünü yapıp yapmadığını da sorun. Acenteye bırakılabilecek adımları vize başvuru desteği sayfasında görebilirsiniz.

Raporlama ve kişisel veri

9. Aylık rapor hangi kırılımlarla geliyor? Departman, yolcu, rota, tarife sınıfı ve politika dışı işlemler en az beklenen kırılımlardır. Örnek bir rapor isteyin. Erken alınan bilet oranını ve iade edilemez biletlerde yanan tutarı gösteremeyen rapor, harcamayı düşürmenize yardım etmez. Tarife sınıfının neden önemli olduğunu iade edilebilir bilet yazımızda açıkladık.

10. Pasaport ve kimlik verisini nasıl saklıyorsunuz, veri işleme sözleşmesi imzalıyor musunuz? Acente çalışanlarınızın verisini sizin adınıza işler ve 6698 sayılı Kanun'a göre veri işleyen konumundadır. Kanunun 12. maddesi, verinin güvenliği için alınacak tedbirlerden şirketinizi de acenteyle birlikte sorumlu tutar. Bu yüzden sözleşmede verinin nerede saklandığı, kimlerin eriştiği ve iş bitince ne olacağı yazılı olmalı.

Teklif isterken gönderilecek bilgiler

Acentelere aynı bilgiyi gönderirseniz teklifler karşılaştırılabilir olur:

• Yıllık yolcu ve uçuş sayısı, yurt içi ve yurt dışı payı
• En sık rotalar ve tercih edilen havayolları
• Yıllık otel gecesi ve şehirler
• Varsa havayolu ve otel anlaşmalarınız
• Seyahat politikanız ya da ana kuralları
• Faturalama düzeni: tek fatura, maliyet merkezi, ödeme vadesi
• Kaç kişinin onay verdiği ve onayın nasıl kaydedildiği

Sık sorulan sorular

Kurumsal seyahat acentesi ile bireysel acente arasında fark var mı?

Yasal olarak ayrı bir belge türü yok, ikisi de aynı TÜRSAB belgesiyle çalışır. Fark iş yapış biçimindedir: politika uygulama, tek fatura, aylık rapor ve mesai dışı destek.

A grubu seyahat acentesi ne demek?

1618 sayılı Kanun'a göre bütün acentelik hizmetlerini yapabilen acentedir. B ve C grubu yalnız kanunda sayılan işleri yapabilir.

Acente bileti havayolundan daha pahalıya mı satar?

Bilet ücreti havayolunun belirlediği tarifedir. Fark acentenin hizmet bedelinden doğar ve bu bedelin ne kadar olduğu seçtiğiniz modele bağlıdır.

Birden çok acenteyle çalışmak mantıklı mı?

Raporlama ve politika denetimi tek kanalda kolaydır. İki acente çalıştıran şirketler genelde işi ayırır: biri yurt içi ve yurt dışı iş seyahatini, öbürü grup ve etkinlik seyahatini alır.

Acente değiştirirken mevcut biletler ne olur?

Kesilmiş biletin değişikliği ve iadesi çoğu zaman bileti kesen acente üzerinden yürür. Geçiş döneminde eski acenteyle açık biletler bitene kadar çalışmayı planlayın.

Küçük bir şirket kurumsal acenteyle çalışabilir mi?

Evet. Yılda birkaç düzine uçuşu olan şirket için de tek fatura ve tek muhatap işe yarar. Hacim küçükse yönetim ücreti yerine işlem başı modeli sorun.

Aynı on soruyu bize de sorun, cevaplarımızı ve çalışma modelimizi kurumsal seyahat çözümleri sayfasında bulabilirsiniz.