Kurumsal Otel Anlaşması Nasıl Yapılır? Hacim, Fiyat Türleri ve Sözleşme Maddeleri

Düzenli olarak aynı şehirlere personel gönderen bir şirket, her seferinde günün fiyatını ödemek zorunda değildir. Yıllık belirli bir gece sayısına ulaşan şirketler otellerle kurumsal anlaşma yapar: sabit veya indirimli fiyat, standart oda garantisi, kahvaltı ve internet gibi dahil hizmetler ve tek faturalama.

Ne zaman anlaşma yapmaya değer

Otel, anlaşmalı fiyatı hacim karşılığında verir. Kabaca bir eşik: aynı şehirde yılda 50-100 geceyi geçen şirketler için anlaşma anlamlı olmaya başlar. Birkaç şehirde toplam birkaç yüz gece varsa zincir düzeyinde görüşme yapılabilir. Daha düşük hacimlerde acentenizin kendi anlaşmalı fiyatları çoğu zaman şirketin tek başına alacağından daha iyidir.

Anlaşmaya başlamadan önce son 12 ayın konaklama verisini çıkarın: hangi şehir, hangi oteller, kaç gece, ortalama gecelik fiyat, hangi dönemler. Bu tablo olmadan otelle konuşacak bir şeyiniz yoktur.

Fiyat türleri

Sabit fiyat (static rate). Yıl boyunca tek fiyat. Öngörülebilir bütçe sağlar. Fuar ve yoğun dönemlerde büyük avantaj, ölü sezonda ise günün fiyatının üstünde kalabilir.

Dinamik indirim (dynamic rate). Günün en iyi fiyatı üzerinden sabit yüzde indirim (örneğin yüzde 10-15). Ölü sezonda avantajlı, yoğun dönemde koruma sağlamaz. Hacmi küçük şirketler için oteller çoğunlukla bunu teklif eder.

Karma model. Belirli dönemler için sabit, kalanı için dinamik. Fuar şehirlerinde en gerçekçi çözümdür.

LRA (Last Room Availability). Otelde tek oda kalsa bile anlaşmalı fiyatın geçerli olması demektir. LRA olmayan anlaşmalarda otel, doluluk yükselince anlaşmalı fiyatı kapatır. Tam da ihtiyacınız olduğu gün fiyat "yok" olur. Yoğun şehirlerde LRA olmayan bir anlaşma büyük ölçüde kâğıt üzerinde kalır. Otel LRA'yı kabul etmiyorsa en azından belirli bir doluluk oranına kadar geçerlilik isteyin.

Sözleşmede mutlaka olması gerekenler

• Fiyat ve dahil hizmetler: Oda tipi, tek ve çift kişilik fiyat, kahvaltı, internet, otopark, vergilerin dahil olup olmadığı.
• Geçerlilik dönemi ve kara liste tarihleri (blackout dates): Otelin anlaşmalı fiyatı uygulamayacağı günler. Fuar dönemleri sıklıkla kara listeye alınır. Bu tarihleri sözleşmede tek tek görün, "yoğun dönemler hariç" gibi belirsiz ifade kabul etmeyin.
• LRA veya doluluk eşiği.
• İptal ve no-show koşulları: Ücretsiz iptal için son saat (örneğin giriş günü 18.00), no-show bedeli. Kurumsal seyahatlerde son dakika değişiklik olağan olduğu için esnek iptal en değerli maddelerden biridir.
• Ödeme ve faturalama: Cari hesap, vade, faturanın şirket unvanına ve isteğe bağlı departman kırılımıyla kesilmesi.
• Rezervasyon kanalı: Anlaşmalı fiyatın acenteniz üzerinden ve doğrudan otelden nasıl kullanılacağı, kod veya referans.
• Hizmet standardı: Oda kategorisi, erken giriş ve geç çıkış esnekliği, yükseltme politikası.
• Raporlama: Otelin dönemsel olarak gerçekleşen gece sayısını bildirmesi. Hacim taahhüdü varsa buna göre değerlendirme.
• Fiyat güncelleme: Yıl içinde fiyat değişikliğinin hangi koşullarda ve kaç gün önceden bildirimle yapılacağı.

Hacim taahhüdü vermeli mi

Oteller daha iyi fiyat için yıllık gece taahhüdü isteyebilir. Taahhüt verirken son yılın gerçekleşen rakamının altında kalın. Gerçekleşmeyen taahhüt cezaya veya sonraki yıl fiyat kaybına dönüşür. Taahhütsüz "hedef hacim" ifadesiyle de çoğu otel makul fiyat verir.

Görüşme taktikleri

• Aynı şehirde iki üç otelden aynı şablonla teklif isteyin. Karşılaştırma gücü buradan gelir.
• Görüşmeyi otelin düşük sezonunda yapın. Oteller yıllık anlaşmaları genellikle sonbaharda sonraki yıl için kapatır.
• Fiyat kadar iptal koşulunu ve LRA'yı pazarlık masasına koyun. Çoğu şirket yalnız fiyata odaklanıp asıl kaybı bu maddelerde yaşar.
• Zincir otellerde merkezi kurumsal programlar vardır. Şirketinizin hacmi tek bir otel yerine zincir genelinde değerlendirilirse şartlar iyileşir.

Anlaşmayı canlı tutmak

• Üç ayda bir gerçekleşen gece sayısını ve ortalama fiyatı kontrol edin. Anlaşmalı fiyatın gün fiyatının üstünde kaldığı dönemleri not alın.
• Çalışan geri bildirimlerini toplayın. Oda kalitesi ve hizmet düşerse fiyat avantajı anlamını yitirir.
• Yıl sonunda tabloyla masaya oturun: hacim büyüdüyse fiyat ve koşulları yeniden isteyin.

Son 12 ayın konaklama tablosunu bize gönderirseniz hangi şehirde anlaşmanın işe yarayacağını birlikte görürüz. Hacim anlaşma için yetmiyorsa kendi anlaşmalı fiyatlarımızı kullanırız. Ayrıntılar Yurtiçi Otel Rezervasyonları ve Yurtdışı Otel Rezervasyonları sayfalarında. Rezervasyon kanalını politikaya yazmak için Kurumsal Seyahat Politikası Nasıl Hazırlanır? yazısına bakın.