Как заключить корпоративный договор с отелем: объём, виды тарифов и пункты договора

Компания, которая регулярно отправляет сотрудников в одни и те же города, не обязана каждый раз платить цену дня. Компании, у которых за год набирается определённое число ночей, заключают с отелями корпоративный договор. Он даёт фиксированную цену или скидку, гарантию стандартного номера, включённые услуги вроде завтрака и интернета и единый счёт.

Когда договор имеет смысл

Договорную цену отель даёт в обмен на объём. Грубый порог такой: договор начинает окупаться, когда у компании в одном городе больше 50-100 ночей в год. Если в нескольких городах в сумме набирается несколько сотен ночей, можно вести переговоры на уровне сети. При меньшем объёме договорные цены вашего агентства обычно лучше тех, что компания получит сама.

Перед переговорами соберите данные о проживании за последние 12 месяцев: города, отели, число ночей, средняя цена за ночь, периоды. Без такой таблицы говорить с отелем не о чем.

Виды тарифов

Фиксированный тариф (static rate). Одна цена на весь год. Бюджет становится предсказуемым. В дни выставок и в высокий сезон это большая выгода, а в низкий сезон тариф может оказаться выше цены дня.

Динамическая скидка (dynamic rate). Фиксированный процент от лучшей цены дня, например 10-15 процентов. Выгодна в низкий сезон, но в загруженные дни не защищает. Компаниям с небольшим объёмом отели чаще всего предлагают именно её.

Смешанная модель. На определённые периоды цена фиксированная, на остальное время динамическая. Для выставочных городов это самый реалистичный вариант.

LRA (Last Room Availability). Договорная цена действует, даже если в отеле остался один номер. В договорах без LRA отель закрывает договорную цену, когда загрузка растёт. Цена «исчезает» как раз в тот день, когда она вам нужна. В загруженных городах договор без LRA во многом остаётся на бумаге. Если отель не соглашается на LRA, просите хотя бы действие цены до определённого уровня загрузки.

Что обязательно должно быть в договоре

• Цена и включённые услуги. Тип номера, цена за одноместное и двухместное размещение, завтрак, интернет, парковка, включены ли налоги.
• Срок действия и даты исключения (blackout dates). Это дни, когда отель не применяет договорную цену. Дни выставок часто попадают в этот список. Добейтесь, чтобы даты были перечислены в договоре поимённо, и не принимайте размытых формулировок вроде «кроме периодов высокой загрузки».
• LRA или порог загрузки.
• Отмена и неявка (no-show). Крайний срок бесплатной отмены (например, 18:00 в день заезда) и плата за неявку. В деловых поездках изменения в последний момент обычное дело, поэтому гибкая отмена входит в число самых ценных пунктов.
• Оплата и счета. Расчётный счёт, отсрочка, выставление счёта на название компании и при желании с разбивкой по отделам.
• Канал бронирования. Как пользоваться договорной ценой через ваше агентство и напрямую в отеле, код или ссылка на договор.
• Стандарт обслуживания. Категория номера, возможность раннего заезда и позднего выезда, правила повышения категории.
• Отчётность. Отель периодически сообщает фактическое число ночей. Если есть обязательство по объёму, по этим данным его и оценивают.
• Изменение цены. При каких условиях и с уведомлением за сколько дней цена может меняться в течение года.

Давать ли обязательство по объёму

За лучшую цену отели иногда просят обязательство по числу ночей в год. Берите его ниже фактического результата прошлого года. Невыполненное обязательство превращается в штраф или в худшую цену на следующий год. Многие отели дают разумную цену и под «целевой объём» без обязательства.

Приёмы на переговорах

• Запросите предложения у двух или трёх отелей в одном городе по одному шаблону. Так появляется возможность сравнивать.
• Ведите переговоры в низкий сезон отеля. Годовые договоры на следующий год отели обычно закрывают осенью.
• Обсуждайте условия отмены и LRA наравне с ценой. Многие компании смотрят только на цену, а основные потери несут именно на этих пунктах.
• У сетевых отелей есть централизованные корпоративные программы. Если объём вашей компании оценят по всей сети, а не по одному отелю, условия станут лучше.

Как поддерживать договор

• Раз в три месяца проверяйте фактическое число ночей и среднюю цену. Отмечайте периоды, когда договорная цена была выше цены дня.
• Собирайте отзывы сотрудников. Если качество номеров и обслуживания падает, выгода в цене теряет смысл.
• В конце года садитесь за переговоры с таблицей. Если объём вырос, просите пересмотреть цену и условия.

Пришлите нам таблицу проживания за последние 12 месяцев, и мы вместе увидим, в каком городе договор себя оправдает. Если объёма для договора не хватает, мы используем собственные договорные цены. Подробности на страницах Отели в Турции и Отели за рубежом. О том, как записать канал бронирования в правила, читайте в статье о правилах командировок.