Almanya Fuar Vizesi: Katılımcı, Ziyaretçi ve Stand Kurulum Ekibi İçin Başvuru

Almanya'daki bir fuara gidecek ekipte genellikle üç farklı kişi vardır. Standı açan firma çalışanı, fuarı gezen alıcı ya da ziyaretçi ve standı kuran teknik ekip. Üçü de aynı Schengen vizesine başvurur, ama Almanya'nın Türkiye temsilcilikleri her biri için ayrı belge ister ve randevu kuralı da aynı değildir. Başvurunun en çok zaman kaybettiği yer burasıdır.

Schengen vizesinin genel kurallarını, yani ana varış ülkesini, 90/180 hesabını ve kademeli çok girişli vizeyi Schengen ticari vize rehberimizde anlattık. Bu sayfa yalnız Almanya'ya ve fuara özgü kısmı içeriyor.

Başvuru nereye yapılır

Almanya'nın Türkiye'de dört temsilciliği var: Ankara'da Büyükelçilik, İstanbul ve İzmir'de Başkonsolosluk, Antalya'da Konsolosluk. Dosyanıza hangisinin bakacağı yaşadığınız şehre göre değişir. Dosyayı temsilcilik doğrudan almaz. Vize bölümlerinin tek yetkili hizmet sağlayıcısı iDATA'dır, başvuru ve biyometri iDATA ofisinde verilir.

Başvuru formu VIDEX adlı çevrim içi sistemde doldurulur, çıktısı imzalanıp dosyaya konur. Temsilcilik yalnız vize harcını alır, iDATA ise ayrıca hizmet bedeli tahsil eder. Güncel tutarı randevu sırasında iDATA söyler.

Randevu: katılımcı ile ziyaretçi ayrışıyor

Almanya'da randevular bekleme listesine kayıt tarihine göre sırayla verilir. Temsilciliklerin açıkladığına göre Schengen iş vizesi için bekleme bir hafta ile birkaç hafta arasında. Aynı sayfa turistik ve ziyaret vizesinde beklemenin aylar sürebildiğini söylüyor, bu yüzden fuar başvurusunu doğru kategoride, yani iş listesinde açmak önemli.

Fuarda stand açan katılımcılar bu sıraya girmek zorunda değil. Geçerli bir katılımcı kimlik kartı olan kişi iDATA'ya normal çalışma saatlerinde randevusuz başvurabilir. Kartı fuar organizatörü düzenler. Firma stand kirasını ödeyip katılımcı kaydını tamamladığında kartları çalışan adına çıkarmasını organizatörden isteyin.

Ziyaretçi için böyle bir kolaylık yok. Kontrol listesinde açıkça yazıyor: fuar ziyaretçilerinin randevu alması gerekir. Fuar biletini satışa çıkar çıkmaz alıp iş listesine kaydolmak, birkaç haftalık beklemeyi fuar tarihinden önce eritmenin en sağlam yolu.

Hangi rol hangi belgeyi ister

Rol ne olursa olsun herkesin dosyasında şunlar bulunur:

• VIDEX'ten alınmış, imzalı başvuru formu ve Oturum Yasası 54. madde beyanı
• Pasaport ve son üç yılda alınmış Schengen, İngiltere, ABD ya da Kanada vizelerinin kopyası
• Bir biyometrik fotoğraf
• Seyahat sağlık sigortası
• Uçuş ve otel rezervasyonu
• e-Devlet'ten barkodlu nüfus kayıt örneği
• Son üç aya ait banka dökümü, bordro ya da emekli maaşı dökümü

Çalışanlar buna işverenin temsilciliğe hitaben yazdığı ıslak imzalı yazıyı, e-Devlet'ten alınan SGK işe giriş bildirgesini ve hizmet dökümünü ekler. Şirket sahibi ya da serbest çalışan ise son altı ay içinde alınmış oda sicil kaydını, ticaret sicil gazetesini ve vergi levhasını koyar.

Fuara özgü belgeler rol değiştikçe değişir:

Katılımcı firma listede görünmüyorsa firmanın kendi yazısı yeterli olmaz, yanına fuar organizatörünün ya da Almanya'nın yurt dışı temsilciliğinin yazısı eklenir. Kurulum ekibinin dosyasında da katılımcı firmanın kartı, stand faturası ve liste kaydı bulunur. Yani standı kuran taşeronun başvurusu, stand sahibinin evrakı hazır olmadan tamamlanmaz.

Harç muafiyetinin sınırı

Katılımcı ve kurulum ekibi için muafiyet yalnız fuar dönemini kapsayan vizede geçerli. Fuardan sonra birkaç gün tatil eklemek ya da uzun süreli çok girişli vize istemek muafiyeti düşürür ve harç ödenir. Muafiyet ziyaretçiyi kapsamaz.

Bu bir tercih meselesi. Yılda birkaç kez Avrupa'ya giden bir satış müdürü için harcı ödeyip uzun süreli vize istemek, her fuarda yeniden başvurmaktan daha az zahmetlidir. Kademeli vize kuralının nasıl işlediği Schengen rehberinde var.

Ret gelirse

Almanya 1 Temmuz 2025'ten itibaren remonstrasyon denen itiraz usulünü dünya genelinde kaldırdı. Ret kararından sonra temsilciliğe dilekçeyle yeniden inceleme talep etmek artık mümkün değil. Yeni başvuru hakkı ise sürüyor. Başka hukuki yollar ret yazısının içindeki bilgilendirmede yazılı.

Yeni başvuruda aynı dosyayı tekrar vermek genelde aynı sonucu doğurur. Ret gerekçesinde hangi madde işaretlendiyse onu kapatan belgeyi ekleyin. Fuar ziyaretçilerinde en sık görülen eksik, bilet olmadan ya da fuar tarihleriyle uyuşmayan otel rezervasyonuyla başvurmak.

Takvimi geriye doğru kurmak

Hannover Messe, Medica ya da IFA gibi büyük bir fuar için hazırlık sırası kabaca şöyle işler. Önce stand kirası ödenir ve katılımcı kartları istenir. Aynı hafta ziyaretçi biletleri alınıp iş listesine kayıt açılır. Otel bloğu fuar şehrinde fiyatlar fırlamadan ayrılır, rezervasyon belgesi vize dosyasına girer. Schengen başvurusu seyahatten en erken altı ay önce yapılabildiği için katılımcı kartı elinize geçtiği anda dosyayı vermek mümkün.

Fuar şehrinde nerede kalınacağını ve fuar biletinin toplu taşımayı kapsayıp kapsamadığını Almanya fuar şehirleri rehberimizde anlattık. Stand ekibiyle ziyaretçi heyetini aynı takvimde toplamak istiyorsanız Vize İşlemleri sayfasından yazın, evrakı rol rol ayırıp iDATA'ya hazır hale getirelim.